Управление мероприятиями и проектами: автоматизация регистрации и взаимодействия с участниками

Почему Excel и ручная работа — это тупик

Многим знакомо: после анонса мероприятия вам начинают звонить, писать на почту, в мессенджеры. Вы фиксируете людей в таблице, отмечаете, кто подтвердил. А потом, за день до события, бегаете с напоминаниями. Это огромные трудозатраты и постоянный риск ошибки: потеряли контакт, не добавили в список, забыли отправить ссылку. Современные инструменты позволяют всё это автоматизировать. Человек регистрируется — и дальше система сама ведёт его по шагам: подтверждение, напоминание, ссылка, спасибо, отзыв.

Автоматизация регистрации и взаимодействия с участниками.

Сервисы регистрации:

Timepad

Самая известная в России система регистрации и продажи билетов.

● Плюсы:

- Можно быстро создать лендинг мероприятия без программиста.

- Принимает оплату, формирует билеты.

- Есть встроенный список участников, который вы можете выгрузить.

- Хорошо подходит для публичных мероприятий: у Timepad большая афиша, где ваше событие увидят новые люди.

● Минусы:

- На бесплатных тарифах комиссия выше.

- Дизайн лендингов ограничен — не всегда можно подстроить под фирменный стиль палаты.

Пример: Палата проводит форум для предпринимателей. Делают страницу в Timepad: описание, программа, кнопка «Зарегистрироваться». Предприниматели оплачивают онлайн, получают билет на почту. У организаторов готовая база участников и список оплат.

Leader-ID

Это платформа Агентства стратегических инициатив. Очень популярна для государственных и деловых мероприятий.

● Плюсы:

- Бесплатная регистрация.

- Можно выпускать автоматические сертификаты участникам.

- Участники копятся в вашей базе — можно приглашать их снова.

- Удобна для официальных событий: встречи с властями, деловые форумы, круглые столы.

● Минусы:

- Интерфейс иногда кажется сложным для новичков.

- Подойдёт не для любого события — это скорее «про бизнес и государство», чем про креативные фестивали.

Пример: Палата организует вебинар «Госзакупки для МСП». Участники регистрируются через Leader-ID, получают сертификаты автоматически. Руководство палаты может показать статистику: сколько предпринимателей участвовало.

Radario

Российская билетная и регистрационная система.

● Плюсы:

- Гибкие тарифы: можно работать без комиссии при небольших объёмах.

- Подробная аналитика: кто купил билет, откуда пришёл.

- Подходит для ивентов с оплатой и без.

● Минусы:

- Меньше известна широкой публике, чем Timepad.

- Нужна настройка для некоторых функций.

Пример: Палата проводит деловой завтрак с платным участием. В Radario создаётся страница, участники оплачивают онлайн, а организаторы видят, сколько билетов продано и какие каналы рекламы сработали лучше.

TicketForEvent

Тоже российская платформа для регистрации.

● Плюсы:

- Электронные билеты и бейджи.

- Удобные анкеты для сбора дополнительной информации (например, отрасль предпринимателя, интересующие темы).

- Подходит для конференций, где нужна регистрация с фильтрацией по критериям.

● Минусы:

- Интерфейс не такой современный, как у Timepad.

- На массовых мероприятиях тарифы могут быть выше.

Пример: Палата проводит конференцию «Женское предпринимательство». В анкете через TicketForEvent можно сразу спросить: «Какие темы для вас актуальны?», и потом сформировать программу с учётом этих ответов.

Автоматизация коммуникации

Рассылки

● UniSender и SendPulse — популярные российские сервисы e-mail и SMS-рассылок.

Что можно автоматизировать:

- письмо «Спасибо за регистрацию»;

- напоминание за день;

- напоминание за час;

- ссылка на эфир;

- после мероприятия — запись и анкета обратной связи.

Пример: Сразу после регистрации вебинар участник получает письмо: «Вы успешно зарегистрированы». За день — письмо с темой и ссылкой. За час — короткое напоминание. После — благодарность и ссылка на запись.

Боты в мессенджерах

● Botmother — конструктор ботов для Telegram и VK.

Бот может:

- присылать напоминания,

- отвечать на частые вопросы («Когда начало?», «Как подключиться?»),

- собирать обратную связь.

Пример: Палата запускает Telegram-бота для форума. Предприниматели подписываются, и бот сам напоминает: «До начала осталось 1 час», «Подключайтесь по ссылке», «Оцените мероприятие по 5-балльной шкале».

Рассылки и боты во ВКонтакте

1. Senler
2. Что это: один из самых популярных сервисов для рассылок и ботов во ВКонтакте.

Плюсы:

- Можно создавать серии сообщений (например: «подтверждение регистрации → напоминание → ссылка на эфир → благодарность»).

- Работает через подписку на рассылку прямо в группе палаты.

- Легко собирать базу предпринимателей для следующих мероприятий.

Минусы:

- Подходит только для работы внутри ВКонтакте.

- Нужно уметь правильно настраивать цепочки, иначе люди будут жаловаться на спам.

Пример: Палата публикует пост «Регистрируйтесь на форум». После нажатия кнопки «Хочу участвовать» человек попадает в рассылку Senler и автоматически получает серию напоминаний.

1. BotHunter
2. Что это: инструмент для создания чат-ботов и воронок во ВКонтакте.

Плюсы:

- Можно строить полноценные диалоги: бот отвечает на вопросы, подсказывает расписание, высылает ссылки.

- Есть встроенная аналитика.

- Поддерживает автопилот — бот сам ведёт участника от регистрации до обратной связи.

Минусы:

- Настройка сложнее, чем в Senler.

- Требует времени, чтобы «прорисовать» сценарии диалогов.

Пример: Палата запускает «бот-консультант» для конференции. Участник пишет «Когда начало?» — бот отвечает временем. «Где ссылка?» — бот высылает ссылку на конференцию. «Хочу запись» — бот добавляет человека в список для пост-рассылки.

Как выглядит путь участника через ВКонтакте

1. Участник видит пост или рекламу мероприятия.

2. Жмёт кнопку «Зарегистрироваться» в посте → попадает в рассылку (Senler или BotHunter).

3. Автоматически получает:

- подтверждение («Спасибо, вы зарегистрированы»),

- напоминание за день,

- напоминание за час со ссылкой,

- пост-сообщение: «Спасибо за участие! Вот запись и материалы».

4. Можно отправить дополнительное приглашение: «Через неделю — новое мероприятие»

В чём выгода:

• Не нужно вручную обзванивать и переписываться с десятками предпринимателей.
• ВК-рассылки и боты позволяют работать с аудиторией, которая уже подписана на сообщество палаты.
• Создаётся база участников — не только на одно мероприятие, но и для будущих проектов.

Совет: комбинируйте каналы. Один и тот же участник может получать подтверждение на почту, напоминание в Telegram и короткое сообщение во ВКонтакте. Это снижает риск, что он «потеряется».